Tanya Jawab: Perbedaan revisi

Revisi per 2 Oktober 2014 02.09

Dibawah ini adalah sekumpulan pertanyaan & jawabannya mengenai seputar aplikasi YES. Untuk mencari kata kunci dari pertanyaan tekan Ctrl+F dan ketik kata tesebut (Contoh kata kunci "Sisa Produksi").

Jika ada pertanyaan yang tidak terdapat didalam Tanya Jawab ini, silahkan dipertanyakan langsung ke Team YES.

PERTANYAAN UMUM

1. Mengapa Barcode Label Produksi tidak bisa dicopy atau diprint ganda? Apa Tujuannya?

Barcode Label Produksi dibuat unik setiap boxnya agar memudahkan melakukan identifikasi keberadaan atau berpindahnya box tersebut pada kurun waktu tertentu (kemampuan telusur).

2. Mengapa menggunakan Printer Laser untuk mencetak Label Barcode Produksi?

Hasil cetak printer laser kebal terhadap cuaca (kelembaban) dan jenis kertas. Printer Inkjet mudah blobor dan menyulitkan pembacaan Barcode Scanner.

3. Mengapa menggunakan Sidik Jari untuk bertransaksi ?

Sidik jari adalah salah satu cara identifikasi yang tidak bisa ditukarkan/dipinjamkan/diketahui antar satu orang dengan orang lainnya. Dengan menggunakan sidik jari, data lebih dapat dipertanggungjawabkan.

4. Mengapa harus scan satu persatu box, bukan sekali scan untuk seluruh box dalam satu pallet?

Apabila sekali scan mewakili seluruh box yang ada dalam satu pallet dan box itu suatu saat terpisah dari kelompoknya, maka identifikasi dari mana box tersebut akan sulit diketahui (kemampuan telusur rendah).

5. Mengapa tidak menggunakan Barcode Scanner Wifi yang lebih ringkas dan tidak membutuhkan kabel USB Extension yang panjang.

Barcode Scanner Wifi tidak bisa digunakan karena kemungkinan Interferensi/gangguan yang tinggi dari listrik juga untuk menghindari hilang/lupa meletakan Barcode Scanner Wifi.

6. Dapatkah Printer Laser disetting menggunakan Econo Mode (Mode Irit) namun tetap terbaca barcode scanner?

Barcode scanner masih dapat membaca hasil cetakan barcode yang mengunakan mode irit. Namun tergantung jenis printer yang digunakan apakah ada mode seperti itu.

7. Apakah Label Barcode Produksi ini dapat dibaca oleh perusahaan lain?

Barcode Label Produksi dari Yasunli ini dapat dibaca oleh Barcode Scanner dari perusahaan lain, namun data hasil bacaan tidak akan berarti apapun bagi perusahaan lain. Hanya sekumpulan huruf dan angka sama seperti yang berada dibawah barcode label tersebut.

8. Dapatkah satu plant melihat data YES plant lain (semisal Stock) ?

Satu plant dapat melihat data YES plant lain, berupa laporan stock, transaksi gudang, status quality (hold QC), hasil injection per periode dan SPP yang masih aktif (masih berproduksi).

9. Dapatkah PIC disatu plant mewakili transaksi plant lainnya ?

PIC satu plant tidak dapat mewakili transaksi plant lainnya, kecuali PIC tersebut terdaftar di beberapa plant.

10. Apakah scan naik ke truk di Transit Loading menghambat waktu pengiriman ?

Tidak, karena dengan scan naik ke Truk otomatis terbit Surat Jalan dan Dokumen BC, tidak perlu lagi diketik ulang dan menunggu satu dengan lainnya. Lamanya waktu scan akan "terbayar" oleh cepatnya pembuatan Surat Jalan dan BC yang dilakukan simultan (bersamaan).

11. Bagaimana jika Fingerscan tidak dapat digunakan untuk masuk (Log in) walaupun sudah terdaftar?

- Kemungkinan sidik jari rusak atau berubah. Untuk itu daftarkan ulang sidik jari. Gunakan sidik jari ADM/member lainnya yang sudah terdaftar untuk sementara waktu.

- Kemungkinan jari basah atau kotor. Untuk itu bersihkan jari-jari yang terdaftar.

- Fingerscan USB tertarik/tercabut dan dipasang tanpa menutup terlebih dahulu programnya. Untuk itu tutup programnya, cabut USB Fingerscan dari PC dan pasang kembali lalu buka programnya.

12. Dapatkah menggunakan PC divisi lain (contoh: PC Engineering) untuk mengakses menu divisi lain (contoh : Menu Gudang)?

Menu Gudang dapat diakses oleh member Gudang yang terdaftar sidik jarinya dimanapun PC yang sudah terinstall YES dan terdapat Fingerscan.

13. Bagaimana jika dikatakan penginputan/scan berhasil?

Penginputan data/scan barcode dikatakan berhasil bila Status Server berwarna Hijau. Pastikan status server berwarna hijau sebelum menekan tombol Submit/Simpan.

14. Jenis Barcode Scanner apa yang digunakan?

Jenis barcode scanner yang digunakan adalah tipe Laser, yang dapat membaca Barcode tipe 128 (satu dimensi/linier).

15. Siapa saja yang melakukan scan barcode label ?

• Injection : Petugas Packing

• Gudang : Penarikan & Planner

• Loading : Penarikan/Planner

BERTRANSAKSI

1. Mengapa tidak bisa scan barcode di penerimaan gudang ?

Tidak bisa scan barcode di gudang menandakan Label Barcode box ada yang belum pernah atau tidak tescan di Injection atau seseorang mengganti label baru dari mesin injection karena hilang. Untuk itu kembalikan box yang labelnya bermasalah ke Injection, untuk dikeluarkan pada penarikan packing berikutnya.

2. Apa akibatnya bila barang tidak bisa scan di gudang tetap dimasukan/diletakkan di Gudang?

Barang yang berlabel barcode tersebut akan tidak bisa scan keluar Gudang. Dan bila diteruskan sampai ke Loading maka tidak dapat dibuat Surat Jalan, boxnya tetap terecord ada keluar dari gate.

3. Mengapa harus scan keluar Injection dan kembali scan saat masuk Gudang?

Dilakukan scan keluar Injection dan masuk Gudang untuk menghindari tidak masuknya box langsung ke Gudang dari Injection. Sistem menghendaki semua barang yang keluar dari Injection seluruhnya masuk Gudang, jadi apabila ada box yang tidak masuk ke gudang maka hanya box selebihnya yang masuk gudang itulah menjadi hasil injection. Ini untuk ketertiban serah terima barang.

4. Bagaimana jika Injection berhasil scan 20 box namun saat akan discan di Gudang 2 box label barcodenya hilang?

- Petugas Gudang mengembalikan 2 box tersebut ke Injection (karena tidak bisa discan di gudang, otomatis belum menjadi hasil injection).

- Petugas Packing & Label menempatkan box yang tidak ada labelnya tersebut ke mesin produksi yang bersangkutan, untuk diberi label dan dikirim pada penarikan berikutnya.

5. Mengapa ada Label Barcode Produksi tidak dapat dibaca Barcode scanner saat scan keluar Injection?

a. Barcode Produksi tidak tercetak sepenuhnya tepi kiri atau kanannya (terkena batas margin saat print).

b. Barcode label terkena stempel QC atau Coretan.

c. Plastik Pocket kotor/terkena spidol permanen (warna hitam atau biru) pada posisi barcode.

d. Plastik Pocket tertutup oleh Sticker.

6. Mengapa sisa produksi Injection tidak bisa discan jari oleh Packing (diminta Leader Produksi untuk Fingerscan)?

Jika ada box-box yang dikeluarkan dari Injection setelah SPP ditutup oleh PPIC, maka hanya Fingerscan Leader produksi yang dapat mengeluarkan box-box tersebut (sebagai saksi bahwa benar ada sisa produksi yang belum keluar). Hal ini untuk menghindari terpakainya Label Barcode Produksi terus menerus, walau barang masih sama dan berproduksi di mesin yang sama. Kemampuan telusur jika terjadi masalah akan rendah.

7. Dapatkah pengiriman/pengambilan hanya beberapa box dari satu pallet/satu label Package?

Pengambilan per box bisa dilakukan dengan menscan sejumlah box yang diambil.

8. Apakah bisa menggabungkan dua pallet (dua package) yang isi boxnya sedikit menjadi satu pallet (satu package)?

Penggabungan bisa dilakukan dengan menu Penggabungan Gudang menjadi satu label Package yang baru hanya untuk Tooling ID yang sama. Bila box-box digabung secara fisik tapi tanpa melalui proses Penggabungan Gudang maka nanti saat akan keluar barang tersebut sistem akan meminta untuk dipisahkan.

9. Apakah box yang isinya tidak penuh diperbolehkan keluar dari Injection ?

Karena gudang adalah tempat penyimpanan barang yang siap kirim, maka box yang isinya tidak penuh tidak boleh masuk ke Gudang karena akan berpotensi Less Quantity (Isi kurang dari pada yang dinyatakan pada label).

10. Bagaimana mengeluarkan box dari dua package (dua pallet) yang berbeda? dapatkah discan sekaligus?

Pengeluaran dari dua package (dua pallet) tidak bisa sekaligus dilakukan, harus dikeluarkan satu persatu per package. Untuk itu jika pengeluaran dari dua package yang berbeda maka harus disusun berdasarkan satu tumpukan (satu kolom), agar lebih teratur saat scan. Ini berguna jika suatu saat tidak jadi dikeluarkan maka bisa dikembalikan ke asal packagenya dengan mudah.

11. Apakah dapat melakukan pengambilan pecahan box (contoh: isi SPQ ada 144 pcs diambil 10 pcs)?

Pengambilan pecahan box dapat dilakukan melalui Menu Pecahan dan melakukan print label barcode untuk 10 pcs tsb. Label lama (144 pcs) tidak dapat digunakan untuk scan pengeluaran Injection kemanapun (salah satu cara untuk mencegah Less Quantity). Dengan pergantian Label Barcode maka pecahan box dapat dilakukan.

12. Mengapa penggabungan box hanya dapat dilakukan pada Tooling ID yang sama?

Pallet2 harus dipisahkan berdasarkan Tooling ID-nya agar saat ada masalah Quality dan customer hanya meminta pengiriman dari satu tooling ID saja maka akan lebih mudah pengambilannya. Tidak perlu melakukan pensortiran.

13. Mengapa perlu scan keluar Gudang dan scan kembali saat barang dikirim naik truk?

Transit Loading (atau disebut area preparation) digunakan planner untuk mempersiapkan barang dari rak/lokasi gudang sebelum naik ke truk). Harusnya barang yang telah keluar dari Gudang ke area Transit Loading tersebut tepat jumlah dengan kanban atau permintaan customernya. Namun kenyataanya masih banyak planner yang mengeluarkan barang melebihi jumlah yang dibutuhkan atau terjadinya penurunan permintaan customer, sehingga pada Transit Loading memiliki stock sendiri. Maka dengan mengetahui selisih scan keluar gudang dengan scan naik ke truk itulah stock di Transit Loading dapat diketahui. Itulah mengapa scan harus dilakukan saat keluar gudang dan saat naik ke truk.

14. Bagaimana jika Label Barcode Produksi hilang di suatu divisi (non Injection)?

Label Barcode Produksi dapat diprint-ulang dengan Re-print Label Barcode Produksi sepanjang masih ada kelompok packagenya dalam divisi tersebut. Untuk itu pengambilan barang dari Gudang sebaiknya jangan lebih dari satu pallet/package per itemnya, agar saat terjadi kehilangan label dapat ditelurusi dan diprint-ulang. Jika ingin mengerjakan lebih dari satu pallet, pastikan jangan berdekatan hingga tidak bercampur box dari kedua pallet tersebut.

15. Mengapa Barcode scanner berbunyi dan lampu menyala merah serta tidak ada data yang masuk?

Kemungkinan besar Power (daya) dari USB tidak memadai (pada PC lama atau kabel yang mempunyai Resistance/hambatan besar) untuk mengirim data dari Barcode Scanner ke PC. Beri USB hub dengan power tambahan minimal 2 Ampere DC.

16. Saat scan di pengeluaran Gudang mengapa harus scan per kelompok asal pallet (asal Package)?

Scan dilakukan per kelompok asal pallet agar member Gudang tertib dalam pengambilan barang dari beberapa lokasi pallet (asal Pallet). Jika pada suatu saat dibatalkan pengambilannya maka dengan mudah pengembalian ke lokasi pallet/asal pallet/kelompok packagenya.

17. Saat scan di Loading apakah harus sesuai kelompok palletnya (seperti saat keluar Gudang)?

Tidak diperlukan scan sesuai kelompok palletnya saat scan di Loading, langsung scan seluruhnya dalam satu pallet.

18. Dapatkah barang yang sudah scan keluar gudang dimasuki kembali ke Gudang? Bagaimana caranya?

Barang yang telah scan keluar Gudang dapat dimasukkan kembali ke Gudang melalui scan lewat menu Balikan 2nd Proses. Sistem akan mengenali dari mana box tersebut berasal sehingga tidak perlu ada pemilihan asal barang tersebut oleh siapapun. Scan masuk kembali ke Gudang tidak dibatasi dari mana asal packagenya (palletnya) karena akan terbit Label Package baru.

KEPEMILIKAN/POSISI BARANG MELALUI BARCODE

1. Bagaimana menentukan posisi box melalui barcode labelnya?

Menu Box Info dapat digunakan untuk menentukan posisi/kepemilikan box tersebut dengan menscan barcode label tiap box. Adapun informasi yang muncul setelah barcode label produksi discan dapat dilihat di Identifikasi Box

PERINTAH PRODUKSI

1. Mengapa harus memilih Customer lalu Mould lalu Item ID (kode barang) pada saat pembuatan Surat Perintah Produksi?

Pilihan penginputan Item ID pada SPP dapat dilakukan dengan variasi sbb:

a. Item ID (langsung pilih Item ID).

b. Customer > Item ID (hanya Item ID dari Customer tertentu yang bisa dipilih/diinput).

c. Customer > Mould > Item ID (hanya Item ID dari Mould tertentu dari customer itu yang bisa dipilih/diinput).

Dari ketiga pemilihan penginputan yang terbaik adalah point c, karena pilihan penginputan menjadi semakin sedikit. Memperkecil kemungkinan kesalahan penginputan Item ID.

QUALITY CONTROL

1. Mengapa hold harus dilakukan pada YES?

Hold dilakukan pada YES agar seluruh stock di gudang dapat terbaca status qualitynya secara realtime, digunakan untuk pengambilan keputusan PPIC untuk memproduksi kembali atau tidak. Demikian juga dengan melakukan Hold dan Release di YES sekaligus menjadikan laporan aktivitas QC itu sendiri, bahwa mereka telah melakukan upaya untuk menjaga Quality. Barang yang telah dihold tidak dapat keluar ke Delivery atau pembuataan Surat Jalan sebelum direlease.

2. Haruskah orang yang sama melakukan Hold dan melakukan Release ?

Tidak harus orang yang sama. Namun perlu ditekankan sebelum melakukan Release, orang tersebut memastikan barang telah lulus Quality menurut standard yang ada.

3. Bagaimana penanganan barang Hold QC?

Barang yang dihold QC hanya bisa dikeluarkan dari Gudang ke Finishing untuk diproses lanjutan. Setelah selesai di Finishing, barang dikembalikan ke Gudang oleh Finishing dan direlease QC agar bisa dikeluarkan dari Gudang ke Delivery nanti. Untuk itu QC harus mengetahui barang yg sudah selesai difinishing.

4. Dapatkah QC melalukan rework? Bagaimana caranya?

Sebenarnya QC tidak diperbolehkan untuk melakukan tugas rework disamping tugas pengecek barang. Namun jika QC ingin melakukan Rework maka barang dikeluarkan dari Gudang dengan Pengeluaran Gudang ke divisi QC menggunakan sidik jari QC.

STOCK OPNAME

1. Bagaimana YES mengatur Stock Opname?

Stock opname pada YES dapat dilakukan menggunakan Laptop/Netbook yang terhubung dengan WIFI, dengan mengecek jumlah box yang terdapat pada Label Package. Untuk itu sebelum dimulai stock opname, harus dipastikan seluruh pallet mempunyai Label Package. Jika hilang, print melalui cara Re-print Package.

A. Scan label package dan perhatikan apakah jumlah Box beda dengan aktual.

B. Jika stock aktual lebih kecil, catat nomor Packagenya dan catat jumlah box yang tidak ada.

C. Jika stock aktual lebih besar, gunakan Identifikasi Box dan cek satu-persatu mana box yg bukan kelompok Label Package dalam pallet ini. Saat ditemukan beda, pisahkan box tersebut dan catat nomor Package milik dari box yang beda tersebut.

D. Setelah stock opname selesai, cek box yang ditemukan pada point C dan cek box yang berasal dari point B. Jika box tersebut berasal dari point B maka pindahkan box yang tidak pada tempatnya itu ke tempat asalnya.

ENGINEERING SAMPLE

1. Dapatkah Engineering mengambil hanya beberapa pcs sample barang dari Gudang untuk customer dari satu box (contoh : 5 dari 72 pcs)?

Engineering dapat mengambil 5 pcs dari 72 pcs dengan melakukan permintaan ke Gudang dan melakukan pengeluaran gudang ke divisi Engineering. Sisa barang 67 pcs menjadi milik Engineering (sebaiknya diletakan di Engineering) dan tidak bisa dikeluarkan ke Delivery. Ini berguna untuk mencegah Less Quantity terkirim.

2. Dapatkah Engineering mengambil sample barang dari Injection (saat berproduksi)?

Engineering dapat mengambil sample barang dari Injection dengan melakukan scan barcode label produksi barang tersebut dan menandai flag ES saat pengeluaran Injection. Dengan demikian maka label produksi tersebut tidak akan dapat dikeluarkan langsung ke Delivery tanpa Fingerscan Engineering di Pemasukan Gudang dan Pengeluaran Gudang.

DELIVERY

1. Apakah tujuan YES di Delivery? Mengapa Check Sheet Delivery tidak digunakan lagi?

A. YES akan mempersingkat waktu pembuatan Surat Jalan dan Dokumen BC2.7/BC4.1 sehingga mencegah penumpukan truk akibat menunggu pembuatan Surat Jalan dan Dokumen BC yang mengakibatkan sulitnya Manuver truk keluar/masuk area Loading.

B. YES akan mencegah kesalahan identifikasi barang dan jumlah barang yang naik ke truk, juga untuk mengetahui adanya prosedur pengiriman/pengeluaran barang yang tidak dijalankan didepannya/sebelumnya.

HASIL INJECTION

1. Mengapa hasil Injection tidak diambil dari Checklist Produksi (yang ditulis Operator Injection di tiap mesin)?

Pada Checklist Produksi terdapat kekurangan pada:

A. Hasil OK perjam selama satu shift, dapat ditulis :

- Berdasarkan hitungan, bukan aktual.

• Bila mengacu pada satuan box (box sebagai alat hitung) maka waktu box terisi penuh dapat terjadi kapan saja (tidak berpatokan pada jam).

• Bila jumlah barang menjadi acuan (tidak ada alat hitung) maka yang terjadi setiap jamnya box tidak selalu terisi penuh.

- Kemungkinan terhitung dua kali saat pergantian shift, operator menghitung box pada pallet hasil shift sebelumnya (sebagai hasil shiftnya) yang belum ditarik ke luar Injection.

- Pada akhir shift (contoh shift 3) barang belum penuh satu box, dihitung sebagai hasil produksi shift 3. Tapi gudang akan masuk setelah penuh satu box di shift berikutnya (shift 1 hari berikutnya). Maka selisih tampak hasil produksi tidak menambah stock gudang disaat yang bersamaan (timing).

B. NG perjam selama satu shift, ditulis kadang dirapel (tidak diisi setiap jamnya).

C. Detail masalah mould, mesin atau setting ulang. Penulisan waktu tidak akurat mengenai mulai terjadinya masalah dan berakhirnya repair/setting ulang.

45. Bagaimana jika Label Barcode Produksi hilang sebelum discan keluar Injection ?

Ambil kembali label barcode produksi dari mesin dan scan bersama kelompok box (dari mesin yang sama) yang akan keluar dari Injection.

48. Siapa yang membuka Gate Loading dan menutup Loading?

Checker Deliver di loading yang membuka Gate Loading dan menutup Gate Loading karena Checker yang paling tau truk mana yang harus diisi dengan barang apa saja ke tujuan customernya.

49. Siapa yang melalukan proses scan barcode di Loading ?

Scan Barcode Label di Loading dilakukan saat box akan dikirim naik ke truk oleh member Gudang atau member Delivery lainnya yang terdaftar sidik jarinnya.

50. Dapatkah barang yang sudah scan di Loading (yang sudah dinyatakan naik truk) itu dibatalkan (tidak jadi naik)?

Barang yang telah discan di Loading (yang sudah dinyatakan naik ke truk) dapat dibatalkan/dikembalikan ke Transit Loading dengan menggunakan menu Balikan Transit sepanjang belum dilakukan Penutupan Gate Loading.

51. Dapatkah sidik jari dipalsukan dengan tape, rubber atau foto saat scan menggunakan Fingerscan?

Fingerscan sudah menggunakan Biometric, tidak lagi menggunakan kamera hingga tidak bisa dipalsukan menggunakan tape, rubber atau foto.

52. Mengapa pencetakan (print out) Barcode Label Produksi memerlukan sidik jari Petugas Labeling dan sidik jari Leader Produksi ?

Dibutuhkan dua orang untuk memvalidasi kebenaran pencetakan Barcode Label Produksi terhadap aktual Jenis box dan Jumlah isinya (terkait SPQ). Untuk itu keduanya harus senantiasa mengecek ketersediaan box standard dan mengetahui box tidak standard yang digunakan sebagai penggantinya saat box standard habis.

53. Bagaimana YES mengatur Oper Packing/ Ganti Packing dari box tdk standard ke box standard?

YES mengatur Oper Packing melalui Saldo barang yang akan dioperpacking di Finishing dan pembatasan pengeluaran label bardasarkan Saldo tersebut.

54. Mengapa barang Return dari Customer menjadi milik QC?

Karena barang Return belum tentu semuanya OK maka barang tersebut harus disortir/dicek ulang oleh QC. Barang OK akan dikembalikan ke Gudang agar dapat dikirim kembali kemudian hari sementara barang yg NG dapat dinyatakan NG dan tidak perlu masuk Gudang. Surat Jalan Return dari Customer diinput Gudang saat penerimaan Pengembalian lengkap dengan kode barang dan jumlahnya.

55. Bagaimana mengetahui barang apa saja yang saat ini berada di Transit Loading?

List barang apasaja yang berada di Transit Loading dapat diketahui dengan menu Pengecekan Barang Transit Delivery.

56. Bagian mana Barcode Scanner yang dinyatakan aus terpakai ?

Bagian Barcode Scanner yang dapat cepat sekali aus terpakai adalah bagian kabel USB to RJ45 dimana jika sering terlipat/tertekuk maka akan mudah putus. Untuk itu tiap Divisi yang menggunakan Barcode Scanner harus memiliki Cadangan dan mengganti yang rusak dengan menghubungi IT.